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एआई की बदौलत कानूनी खोज की प्रक्रिया हर समय आसान होती जा रही है। लेकिन उस सभी बड़े डेटा को संग्रहीत करने के लिए अतिरिक्त विचार की आवश्यकता होती है जिस पर आईटी को विचार करना चाहिए।
छवि: गेट्टी छवियां / iStockphoto
कानून में, कानूनी खोज प्रक्रिया गवाहों और सबूतों के बारे में जानकारी का आदान-प्रदान करने के लिए विरोधी पक्षों के बीच एक पूर्व-परीक्षण व्यवस्था है जिसे परीक्षण में प्रस्तुत किया जाएगा। इस प्रक्रिया के दौरान, प्रत्येक पक्ष जानकारी एकत्र करता है, दूसरे पक्ष से उत्तर का अनुरोध करता है और विपक्ष से प्रश्नों के उत्तर प्रदान करता है।
कानूनी खोज एक आईटी मुद्दा बन जाता है जब यह ई-खोज में बदल जाता है, जो इस जानकारी को इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में मांगने और आदान-प्रदान करने की प्रक्रिया है। यह एक बड़ा डेटा मुद्दा बन जाता है क्योंकि ई-खोज के लिए जिन दस्तावेजों और सबूतों की आवश्यकता होगी, वे बड़े डेटा के रूप में होते हैं, जैसे कि फ्री-फॉर्म टेक्स्ट डॉक्यूमेंट, वीडियो और फोटो, डायग्राम, वॉयस रिकॉर्डिंग आदि।
देख: इलेक्ट्रॉनिक डेटा निपटान नीति (टेकरिपब्लिक प्रीमियम)
यहां कुछ प्राथमिक मुद्दे दिए गए हैं जिन पर आईटी को विचार करना चाहिए।
आप डेटा कैसे स्टोर करेंगे?
क्लाउडनाइन, एक कानूनी सॉफ्टवेयर विक्रेता, ने हाल ही में ई-डिस्कवरी डेटा को विभिन्न स्टोरेज स्रोतों में मैप करने के विचार के बारे में लिखा है जहां इसे रखा गया है।
कंपनियां पांच से सात साल के कॉर्पोरेट ईमेल को एक सुरक्षित सर्वर पर स्टोर कर सकती हैं और कागज आधारित दस्तावेजों को बनाए रख सकती हैं जिन्हें कोल्ड स्टोरेज पर स्कैन किया गया है, जैसे धीमी और सस्ती डिस्क ड्राइव। अन्य मामलों में, जैसे सोशल मीडिया की खोज (और रिकॉर्ड), क्लाउड-आधारित संग्रहण विकल्प का उपयोग करना सबसे अच्छा हो सकता है।
महत्वपूर्ण बात यह है कि आईटी इस बात पर नज़र रखता है कि यह सारा डेटा कहाँ है, इसलिए इसे ई-खोज के दौरान एक साथ लाया जा सकता है। क्लाउडनाइन इसे “डेटा मैपिंग” कहते हैं।
देख: स्नोफ्लेक डेटा वेयरहाउस प्लेटफॉर्म: एक चीट शीट (मुफ्त पीडीएफ) (टेक रिपब्लिक)
“एक सूची तैयार करें [for legal discovery] और यह सुनिश्चित करने के लिए इसे जोड़ना जारी रखें कि सभी प्रकार या डेटा पर विचार किया जाता है,” क्लाउडनाइन ने एक ब्लॉग पोस्ट में कहा। “इनमें ईमेल, कार्य उत्पाद दस्तावेज़, वॉयस मेल, डेटाबेस, वेब साइट, सोशल मीडिया सामग्री, हार्ड कॉपी दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं। , और आपके संगठन के भीतर उपयोग में आने वाला कोई अन्य प्रकार का डेटा।
“डेटा मैप तब तक अच्छा नहीं है जब तक आप डेटा के लिए जिम्मेदार विभाग या संरक्षक की पहचान नहीं करते हैं। इनमें से कुछ आईटी द्वारा रखे जा सकते हैं (उदाहरण के लिए, पूरे संगठन के लिए एक्सचेंज सर्वर) जबकि अन्य व्यक्तिगत स्तर तक नीचे हो सकते हैं (उदाहरण के लिए, एक्सेस डेटाबेस एक व्यक्ति के लैपटॉप पर रखा जाता है), “ब्लॉग पोस्ट में कहा गया है।
आपको कब तक डेटा रखना है?
वाशिंगटन में, कानूनी संपत्ति के रिकॉर्ड को की अवधि के लिए बनाए रखना आवश्यक है सात साल, लेकिन कानूनी डेटा प्रतिधारण आवश्यकताएं क्षेत्राधिकार के अनुसार अलग-अलग होती हैं, इसलिए यह कानूनी टीम पर निर्भर करेगा कि वह IT को सूचित करे कि कौन से दस्तावेज़ प्रतिधारण नीतियों की आवश्यकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि फर्म किन राज्यों में काम करती है।
ऐसे मामले भी होने की संभावना है जहां यह स्पष्ट नहीं होगा कि संगठनों को कितने समय तक डेटा बनाए रखने की आवश्यकता है। इससे आईटी के लिए डेटा प्रतिधारण नीतियों की समीक्षा करने के लिए कानूनी टीम के साथ नियमित रूप से मिलना अनिवार्य हो जाता है और जब भी ई-डिस्कवरी डेटा का शुद्धिकरण होता है तो कानूनी टीम को अग्रिम रूप से सूचित करना होता है।
आईटी के लिए एक वैकल्पिक विफल-सुरक्षित रणनीति है कि वह सभी डेटा को कोल्ड स्टोरेज में ले जाए।
वकील डेटा कैसे खोज सकते हैं?
वकीलों ने एक बार लिपिक कार्यकर्ताओं को काम पर रखा था, जो दस्तावेजों के माध्यम से काम करते थे और “संस्थाओं” के रूप में जाने वाले प्रमुख शब्दों को कोडित करते थे। इसका उद्देश्य दस्तावेज़ खोजों को आसान बनाना था। अब ई-डिस्कवरी की मदद से ई-खोज की जा सकती है कृत्रिम होशियारी. कई विक्रेता प्रदान करते हैं इस उद्देश्य के लिए एआई सर्च इंजन.
आईटी को विक्रेता चयन के दौरान कानूनी टीम के साथ काम करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि विक्रेता के साथ एक सहकारी कानूनी और आईटी साझेदारी सक्षम है।
कानूनी दृष्टिकोण से डेटा सुरक्षा के बारे में सोचें
ई-डिस्कवरी सिस्टम की स्थापना के दौरान, आईटी सुरक्षा पहुंच को परिभाषित करने के लिए कानूनी टीम के साथ बैठक करेगा, लेकिन कानूनी नियामक प्रथाएं भी हैं जिन पर विचार किया जाना चाहिए।
इन्हीं में से एक है हिरासत। उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी डेटा उल्लंघन का अनुभव करती है, तो जोखिम है कि डेटा को बदला या प्रकट किया जा सकता है। आईटी और कानूनी टीम को यह निर्धारित करना चाहिए कि ऐसा होने पर शमन रणनीति क्या होनी चाहिए।
