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एक्सेल में 3डी फॉर्मूला के नुकसान से कैसे बचें


3D संदर्भ आपको कई Microsoft Excel शीट में डेटा का मूल्यांकन करने देते हैं, लेकिन श्रेणी संदर्भ का उपयोग करते समय सावधान रहें क्योंकि शीट की स्थिति मायने रखती है। दो सामान्य नुकसानों से बचने का तरीका जानें।

छवि: पिक्सीमे / शटरस्टॉक

Microsoft Excel के 3D फ़ार्मुलों से आप एक ही सेल को कई शीट पर सारांशित कर सकते हैं। आप प्रत्येक पत्रक को नाम से दर्ज कर सकते हैं, जो थकाऊ हो सकता है और गतिशील नहीं हो सकता है; यदि आप एक नई शीट जोड़ते हैं, तो आपको सूत्र को संशोधित करना होगा। रेंज रेफरेंसिंग तेज और गतिशील है, लेकिन फिर आपको प्रत्येक शीट की स्थिति पर विचार करना चाहिए। उदाहरण के लिए, सोमवार: शुक्रवार की श्रेणी को संदर्भित करने वाला एक सूत्र सोमवार और शुक्रवार की शीट के बीच स्थित सभी शीट का मूल्यांकन करेगा। यह निश्चित रूप से तेज़ है, लेकिन जब आप चादरें बदलते हैं, जोड़ते हैं या हटाते हैं तो उस आसानी से संभावित त्रुटियां आती हैं। इस लेख में, हम 3D फ़ार्मुलों में श्रेणी संदर्भ का उपयोग करते समय 3D फ़ार्मुलों और दो संभावित नुकसानों की शीघ्रता से समीक्षा करेंगे।

देख: 83 एक्सेल युक्तियाँ हर उपयोगकर्ता को मास्टर करनी चाहिए (टेक रिपब्लिक)

मैं उपयोग कर रहा हूँ माइक्रोसॉफ्ट 365 पर विंडोज 10 64-बिट सिस्टम, लेकिन आप पुराने संस्करणों का उपयोग कर सकते हैं। आपकी सुविधा के लिए, आप कर सकते हैं प्रदर्शन .xlsx और .xls फ़ाइलें डाउनलोड करें. एक्सेल ऑनलाइन 3डी फ़ार्मुलों का समर्थन करता है।

3D फ़ार्मुलों के बारे में

एक 3D सूत्र दो या दो से अधिक शीट में कक्षों या श्रेणियों का संदर्भ देता है। उदाहरण के लिए, आप उस महीने या क्षेत्र के अनुसार बिक्री को ट्रैक कर सकते हैं जहां हर महीने या क्षेत्र की बिक्री अलग-अलग शीट पर संग्रहीत की जाती है: जनवरी, फरवरी, मार्च,…; उत्तर दक्षिण पूर्व पश्चिम। उन सभी शीटों के मूल्यों को शामिल करने के लिए, आपको एक 3D सूत्र की आवश्यकता होती है जैसे कि

= एसयूएम (जनवरी: दिसंबर! ई 6)

या

= एसयूएम (उत्तर: पश्चिम! ई 6)

जहां यह फ़ंक्शन टोटलिंग शीट के सेल E6 में दर्ज किया गया है।

यदि 3D सूत्र आपके लिए नए हैं, तो चिंता न करें; वे जटिल नहीं हैं। एक नियम जिसका आपको पालन करना चाहिए वह यह है कि सभी शीट समान संरचना साझा करते हैं। संक्षेप में, आप नहीं चाहते कि जनवरी! E6 में मान एक शीट में जेम्स के लिए और दूसरे में मार्था के लिए कुल हो। प्रत्येक शीट में E6 में एक ही व्यक्ति की बिक्री होनी चाहिए। यह स्पष्ट हो जाएगा जब हम उदाहरणों के माध्यम से काम करेंगे।

शीट संरचना

इससे पहले कि हम नुकसान को उजागर कर सकें, हमें डेटा की आवश्यकता होगी। चित्रा ए चादरों का एक साधारण सेट दिखाता है जिसमें तीन क्षेत्रों के लिए बिक्री मूल्य होते हैं। प्रत्येक शीट एक ही संरचित है; केवल मान भिन्न होते हैं। प्रत्येक शीट पर C3 में मान केवल James और केवल James के हैं। C4 केवल जून है; C5 केवल रोजा है। मैंने पहले उल्लेख किया था कि शीट की संरचना हर उस शीट पर बिल्कुल समान होनी चाहिए जिसे आप 3D फ़ार्मुलों में शामिल करने की योजना बना रहे हैं।

चित्रा ए

एक्सेल3डी-ए.जेपीजी

यह कार्यपुस्तिका बिक्री मूल्यों को क्षेत्रों के अनुसार संग्रहित करती है।

चित्रा बी एक चौथी शीट दिखाता है जो कर्मियों द्वारा तीनों क्षेत्रों के लिए बिक्री मूल्यों का योग करती है। C3 . में 3D सूत्र

= एसयूएम (पूर्व: मध्य! सी 3)

James की कुल बिक्री $3,990 लौटाता है। C4 और C5 में कॉपी किया गया सापेक्ष फ़ंक्शन क्रमशः जून और रोज़ा के लिए योग लौटाता है। अभी, ये योग सही हैं और यदि तीन स्रोत शीट में कोई मान बदलते हैं तो तदनुसार अपडेट हो जाएंगे।

चित्रा बी

एक्सेल3डी-बी.जेपीजी

यह पत्रक James, जून और Rosa के कुल बिक्री मूल्यों के लिए एक 3D सूत्र का उपयोग करता है।

फ़िलहाल चीज़ें अच्छी दिख रही हैं, लेकिन अगर आप किसी शीट को हिलाते या हटाते हैं तो क्या होता है? चलो पता करते हैं।

1. एक शीट ले जाएँ या हटाएं

टोटल शीट पर 3D फ़ार्मुले पूर्व, पश्चिम और मध्य शीट का संदर्भ देते हैं। आप उन तीन शीटों को पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं, लेकिन अभी तक। उदाहरण के लिए, आइए शीट्स को वर्णानुक्रम में रखें: मध्य, पूर्व और पश्चिम। में चित्रा सी, आप देख सकते हैं कि योग अब कम है। जब आप तीन शीटों को वर्णानुक्रम में रखने के लिए सेंट्रल ले गए, तो आपने सेंट्रल को संदर्भ पूर्व: पश्चिम से हटा दिया। यदि आप सेंट्रल शीट को हटाते हैं तो वही होगा।

चित्रा सी

एक्सेल 3डी-सी.जेपीजी

चलती चादरों के अनियोजित परिणाम हो सकते हैं।

यदि आपको वास्तव में शीट्स को पुनर्व्यवस्थित करने की आवश्यकता है, तो आपको संदर्भ को निम्नानुसार बदलकर सभी तीन शीट्स को शामिल करने के लिए 3D फॉर्मूला को अपडेट करना होगा:

= एसयूएम (केंद्रीय: पश्चिम! सी 3)

किसी शीट को संदर्भित सीमा से बाहर ले जाने से आपका योग बदल जाएगा। आपको चेतावनी देने में भी कोई त्रुटि नहीं होगी। यह वही हो सकता है जो आप करना चाहते हैं; लेकिन यह नहीं हो सकता है। अपने डेटा की अखंडता को बनाए रखने के लिए किसी शीट को 3D संदर्भ के बीच में ले जाने या हटाने के परिणामों को जानना महत्वपूर्ण है।

2. एक संदर्भित पत्रक को श्रेणी में ले जाएं या जोड़ें

यदि शीट को सीमा से बाहर ले जाने से योग गड़बड़ हो सकता है, तो यह समझ में आता है कि शीट को सीमा में ले जाना भी हो सकता है। मान लीजिए कि आप एक पांचवीं शीट जोड़ते हैं जो एक नए क्षेत्र के लिए समान संरचना साझा करती है। चित्रा डी नए दक्षिण क्षेत्र के लिए मूल्यों को दर्शाता है। यदि आप उस पत्रक को मध्य और पश्चिम के बीच रखते हैं, तो कुल पृष्ठ के योग में दक्षिण के मान शामिल होंगे। यदि आप शीट को पूर्व से पहले या पश्चिम के बाद रखते हैं, तो टोटल फ़ार्मुलों में उन्हें शामिल नहीं किया जाएगा। कोई भी स्थिति गलत नहीं है, लेकिन वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए जागरूकता महत्वपूर्ण है। पहले की तरह, आप कुल पृष्ठ पर संदर्भ को अपडेट कर सकते हैं, या बस उसी के अनुसार शीट की स्थिति बना सकते हैं।

चित्रा डी

एक्सेल3डी-डी.जेपीजी

आप इस नई शीट को कहां रखते हैं, यह मायने रखता है।

3D फ़ार्मुलों का उपयोग करना आसान है, लेकिन आपको इसके परिणामों के बारे में पता होना चाहिए कि कैसे शीट की स्थिति गलत डेटा लौटा सकती है। यदि आपके पास किसी पत्रक में 3D सूत्र हैं, तो पत्रक का स्थान बदलने, जोड़ने या हटाने पर सावधान रहें।

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