एक्सेल शीट में रिक्त कोशिकाओं से शीघ्रता से निपटने के 3 तरीके

में रिक्त स्थान माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्प्रेडशीट हमेशा गलत नहीं होती है, लेकिन वे एक बंदर रिंच को अभिव्यक्तियों, विश्लेषण और रिपोर्टिंग में फेंक सकते हैं। जब तक आपके पास ऐसा करने का कोई विशेष कारण न हो, मैं खाली जगह छोड़ने की अनुशंसा नहीं करता। रिक्त स्थान परेशानी भरा और सर्वथा विनाशकारी हो सकता है क्योंकि कुछ फ़ंक्शन मानों की तुलना में रिक्त स्थान का अलग-अलग मूल्यांकन करते हैं। इस लेख में, मैं आपको रिक्त कोशिकाओं से निपटने के तीन त्वरित और आसान तरीके दिखाऊंगा:

1. हाइलाइटिंग का उपयोग करना
2. एक विशिष्ट मान दर्ज करना
3. उपरोक्त मान की प्रतिलिपि बनाना

मैं उपयोग कर रहा हूँ माइक्रोसॉफ्ट 365, लेकिन आप पुराने संस्करणों का उपयोग कर सकते हैं। एक्सेल ऑनलाइन में दो और तीन तरीके काम नहीं करेंगे क्योंकि इसमें गो टू स्पेशल फीचर नहीं है। आपकी सुविधा के लिए, आप कर सकते हैं .xlsx और .xls प्रदर्शन फ़ाइलें डाउनलोड करें.

देख: 83 एक्सेल टिप्स हर उपयोगकर्ता को मास्टर करना चाहिए (टेक रिपब्लिक)

1. एक्सेल में ब्लैंक सेल्स को हाईलाइट कैसे करें

यदि आप बहुत अधिक डेटा के साथ काम कर रहे हैं, तो खाली सेल आसानी से छूट जाते हैं, इसलिए हो सकता है कि आप उन्हें हाइलाइट करना चाहें। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका एक सशर्त प्रारूप है। जैसा कि आप में देख सकते हैं चित्रा ए, प्रत्येक कॉलम में कम से कम एक सेल खाली है। इतनी छोटी शीट में, आप उन सभी को जल्दी से देख सकते हैं, लेकिन कई पंक्तियों और स्तंभों वाली व्यस्त शीट में, रिक्त स्थान आसानी से छूट जाते हैं, जब तक कि आप उन्हें अलग दिखाने के लिए कुछ नहीं करते, जो कि अब हम करेंगे:

1. रिक्त स्थान के साथ डेटा श्रेणी का चयन करें; इस मामले में, वह B3:E13 है। (आप एक कॉलम का चयन कर सकते हैं।)
2. होम टैब पर, शैलियाँ समूह में सशर्त स्वरूपण ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें।
3. हाइलाइट सेल नियम चुनें और फिर परिणामी ड्रॉपडाउन से अधिक नियम चुनें। (एक्सेल ऑनलाइन में, नया नियम चुनें।)
4. सेल वैल्यू सेटिंग को फॉर्मेट ओनली सेल में ड्रॉपडाउन के साथ ब्लैंक में बदलें (चित्रा ए)
5. प्रारूप बटन पर क्लिक करें।
6. परिणामी संवाद में, भरण टैब पर क्लिक करें और भरण रंग के लिए पीला चुनें और परिणामों को देखने के लिए दो बार ठीक क्लिक करें चित्रा बी.

चित्रा ए

चित्रा बी

हालांकि यह दृश्य सुराग सहायक है, हो सकता है कि आप रिक्त कक्षों को बिल्कुल भी न चाहें। इसका मतलब है कि उन्हें किसी तरह के मूल्य से भरना।

2. Excel में किसी विशिष्ट मान को कैसे भरें?

कभी-कभी आप एक विशिष्ट मान के साथ रिक्त स्थान भरना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, जब आप 0 दर्ज करते हैं तो लेखा प्रारूप एक डैश में प्रवेश करता है, लेकिन यह बिल्कुल वैसा ही नहीं है जैसे किसी विशिष्ट मान के साथ रिक्त स्थान भरना। जब ऐसा हो, तो गो टू डायलॉग का उपयोग इस प्रकार करें:

1. डेटा सेट B3:E13 चुनें।
2. दबाएँ [F5] गो टू डायलॉग प्रदर्शित करने के लिए।
3. विशेष (नीचे-बाएँ कोने में) पर क्लिक करें।
4. में दिखाए गए परिणामी संवाद में रिक्त स्थान पर क्लिक करें चित्रा सी और ओके पर क्लिक करें। ऐसा करने से चयनित श्रेणी में केवल रिक्त कक्षों का चयन होगा।
5. इस समय कहीं और क्लिक न करें। इसके बजाय, भरण मान के रूप में एक डैश ( – ) दर्ज करें।
6. एंटर दबाने के बजाय, सभी चयनित रिक्त कक्षों में डैश प्रतीक दर्ज करने के लिए Ctrl + Enter दबाएं, जैसा कि दिखाया गया है चित्रा डी.

चित्रा सी

चित्रा डी

यह एक गतिशील समाधान नहीं है। जैसे ही आप डेटा अपडेट करते हैं और अधिक रिक्त स्थान जोड़ते हैं, आपको इस त्वरित कार्य को फिर से चलाने की आवश्यकता होगी। इस उदाहरण में, आपने एक विशिष्ट मान दर्ज किया है, लेकिन वह हमेशा वैसा नहीं होगा जैसा आप चाहते हैं। अगले भाग में, हम रिक्त सेल के ऊपर के मान को दोहराने के लिए उसी विधि का उपयोग करेंगे।

3. एक्सेल में उपरोक्त मान दोहराएं

आप अपना डेटा कहां से प्राप्त करते हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आप पा सकते हैं कि कुछ रिक्त कक्षों में उपरोक्त कक्ष में मान होना चाहिए। जब ऐसा होता है, तो आप शायद उन रिक्त स्थानों को तुरंत भरना चाहेंगे। यदि आपके पास कुछ ही हैं, तो भरण हैंडल का उपयोग करें। यदि आपके पास कई हैं, तो भरण हैंडल बहुत समय लेने वाला है। हम उसी डेटा के साथ काम करना जारी रखेंगे, यहां तक ​​कि सोचा कि यह इस संदर्भ में थोड़ा सा कल्पित है। विशेष रूप से, हम लापता मानों को भरने के लिए गो टू फीचर का उपयोग करेंगे, लेकिन इस बार, हम एक विशिष्ट मान के बजाय एक सूत्र दर्ज करेंगे:

1. B3:E13 चुनें।
2. दबाएँ [F5] गो टू डायलॉग प्रदर्शित करने के लिए।
3. विशेष क्लिक करें।
4. परिणामी संवाद में रिक्त स्थान पर क्लिक करें और ठीक पर क्लिक करें।
5. इस समय कहीं और क्लिक न करें। इसके बजाय, एक साधारण व्यंजक दर्ज करें जो रिक्त के ऊपर के सेल को संदर्भित करता है लंगर सेल, या सक्रिय सेल। इस मामले में, वह B5 है, इसलिए दर्ज करें =बी4 (चित्र ई)
6. प्रत्येक रिक्त कक्ष में सापेक्ष संदर्भ दर्ज करने के लिए Ctrl + Enter दबाएं, जैसा कि दिखाया गया है चित्रा एफ.

चित्र ई

चित्रा एफ

इस बिंदु पर, आपके पास शाब्दिक मूल्यों और भावों का मिश्रण है। यदि आप सॉर्ट करते हैं, तो वे एक्सप्रेशन सही डेटा को नहीं दोहराएंगे। आप सोच सकते हैं कि ऐसा कभी नहीं होगा, लेकिन मैं अनुशंसा करता हूं कि आप उन अभिव्यक्तियों को शाब्दिक मूल्यों में बदल दें, बस मामले में। यह भूलना आसान है कि आप शाब्दिक और भावों के मिश्रण के साथ काम कर रहे हैं, और आप गलत डेटा के साथ समाप्त हो सकते हैं। सौभाग्य से, यह कार्य त्वरित और आसान है:

1. B3:E13 चुनें।
2. क्लिपबोर्ड समूह (होम टैब पर) में कॉपी पर क्लिक करें।
3. इसके बाद, पेस्ट पर क्लिक करें और पेस्ट वैल्यू सेक्शन में वैल्यू चुनें, जो इसमें दिखाया गया है चित्रा जी. ऐसा करने से प्रत्येक भाव को दिए गए मान से बदल दिया जाएगा।

चित्रा जी

ये तीन तकनीकें विनिमेय नहीं हैं; जिस तरह से आप अपने डेटा का उपयोग कर रहे हैं, यह निर्धारित करेगा कि आप कौन सी विधि चुनते हैं।

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