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Google कैलेंडर के फ़ोकस समय, अंतर्दृष्टि और कार्य घंटों के साथ अपने समय पर नियंत्रण रखें


ये Google कैलेंडर टूल मीटिंग और व्यक्तिगत कार्य के बीच संतुलन खोजने में आपकी और आपकी टीम की सहायता कर सकते हैं

फोटो: एंडी वोल्बर / TechRepublic

ज्ञान कार्यकर्ताओं के लिए कैलेंडर प्रबंधन के बारे में बातचीत दो प्रकार के काम-दूसरों के साथ समय और खुद के लिए समय-पर विचार करके सबसे अच्छी तरह से शुरू हो सकती है।

एक चरम: आपका दिन पूरी तरह से बैठकों का होता है। उन लोगों के साथ बैठकें जिन्हें आप प्रबंधित करते हैं या जिन लोगों के प्रति आप जवाबदेह हैं। ग्राहकों के साथ बैठकें। टीमों के साथ बैठकें। जब से आप शुरू करते हैं, जब तक आप रुकते हैं, आप लोगों के साथ बातचीत में होते हैं।

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एक और चरम: आपके कैलेंडर पर आपकी कोई मीटिंग नहीं है। आप अपना दिन उन गतिविधियों पर केंद्रित करते हैं जिन्हें आप चुनते हैं, केवल वांछित होने पर ब्रेक से बाधित होते हैं। आपका दिन पूरी तरह से आपके लिए ही है। कोई बैठक घुसपैठ नहीं।

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इन दो चरम सीमाओं के बीच एक उपयुक्त संतुलन की पहचान करने की इच्छा – 100% बैठकें या 100% केंद्रित कार्य – संगठनों में कैलेंडर प्रबंधन के बारे में कई वार्तालापों को संचालित करता है। एक भूमिका में एक व्यक्ति के लिए अच्छा काम करने वाला समय का मिश्रण दूसरे के लिए पूरी तरह से गलत हो सकता है। उदाहरण के लिए, 85% मीटिंग्स और 15% फ़ोकस किए गए समय का मिश्रण प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए चरम प्रदर्शन का संकेत दे सकता है, जबकि समान अनुपात एक कोडर के लिए चिंता का कारण बन सकता है।

सौभाग्य से, यदि आप किसी संगठनात्मक खाते के साथ Google कार्यस्थान का उपयोग करते हैं, तो Google कैलेंडर न केवल आपको बैठकों और केंद्रित कार्य में बिताए गए समय को ट्रैक करने में मदद करता है, बल्कि विस्तृत समय रिपोर्ट भी प्रदान करता है। ये रिपोर्ट आपको कुछ समय के लिए आपके शेड्यूल की प्रकृति के बारे में डेटा देती हैं (उदाहरण के लिए, हाँ, आपने पिछले महीने किसी सहकर्मी के साथ मीटिंग में 14 घंटे बिताए थे)।

अपने कैलेंडर का पूरी तरह से लाभ उठाने और फ़ोकस समय और समय अंतर्दृष्टि दोनों का लाभ उठाने के लिए नीचे दी गई प्रत्येक प्रथा को लागू करें। ध्यान दें कि दोनों सुविधाओं को लैपटॉप या डेस्कटॉप पर वेब ब्राउज़र में काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

काम के घंटे परिभाषित और कॉन्फ़िगर करें

सबसे पहले, अपनी Google कैलेंडर सेटिंग में काम के घंटे चुनें और कॉन्फ़िगर करें (चित्रा ए) एक बार सेट हो जाने के बाद, लोगों को आपके काम के घंटों के बाहर आपके साथ मीटिंग शेड्यूल करने का प्रयास करने पर सूचित किया जाएगा। यह विशेष रूप से तब सहायक होता है जब आपके पास अलग-अलग समय क्षेत्रों में काम करने वाले सहकर्मी हों।

अपने संगठन में Google कैलेंडर कार्य घंटों के उपयोग के लिए एक स्पष्ट नीति पर चर्चा करें और परिभाषित करें। ऐतिहासिक रूप से पारंपरिक रूप से सप्ताह में 40 घंटे हर संगठन के लिए मायने नहीं रखते हैं। इसके बजाय, काम के घंटे जो कुल 30 या 35 घंटे मानक हो सकते हैं। अपने नियमित रूप से निर्धारित कार्य समय को दर्शाने के लिए अपने घंटों को कॉन्फ़िगर करें।

चित्रा ए

काम के घंटे और स्थान सेटिंग का स्क्रीनशॉट दिखाता है कि आप अलग-अलग दिनों के लिए अलग-अलग घंटे सेट कर सकते हैं।

काम के घंटे एक्सेस करने के लिए, Google कैलेंडर पर जाएं | सेटिंग्स मेनू (ऊपरी दाईं ओर स्प्रोकेट) | सेटिंग्स और फिर काम के घंटे और स्थान (सामान्य मेनू के तहत) तक स्क्रॉल करें।

फ़ोकस टाइम ईवेंट को परिभाषित और कॉन्फ़िगर करें

अपने लिए समय अवरुद्ध करने के लिए अपने Google कैलेंडर पर फ़ोकस टाइम ईवेंट बनाएं (चित्रा बी) ऐसा करने के लिए आप हमेशा कैलेंडर ईवेंट बनाने में सक्षम रहे हैं, लेकिन फ़ोकस टाइम ईवेंट यह सुनिश्चित करता है कि ईवेंट को Time Insights रिपोर्ट में उचित रूप से प्रदर्शित किया जाएगा। फ़ोकस टाइम इवेंट किसी भी समय हो सकते हैं—कार्य घंटों के भीतर या बाहर—और चयनित समय के दौरान मीटिंग आमंत्रणों को अनुमति देने या स्वचालित रूप से अस्वीकार करने के लिए कॉन्फ़िगर भी किया जा सकता है। आप समय-समय पर अपने लिए एक सुसंगत समय आरक्षित करने के लिए फ़ोकस टाइम इवेंट को एक दोहराव मीटिंग के रूप में कॉन्फ़िगर कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, प्रत्येक सप्ताह, महीना, आदि)। फ़ोकस टाइम इवेंट सेट करें, इसे मीटिंग्स को अस्वीकार करने के लिए चिह्नित करें, फिर उस समय का उपयोग निर्बाध व्यक्तिगत कार्य के लिए करें।

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फिर से, काम के घंटों की तरह, आप अपनी टीम के लिए फ़ोकस टाइम कैलेंडर ईवेंट के उचित उपयोग के लिए स्पष्ट नीतियों पर चर्चा और परिभाषित करना चाहेंगे। याद रखें, अलग-अलग लोगों पर अलग-अलग नीतियां लागू हो सकती हैं (उदाहरण के लिए, भूमिकाओं और आवश्यकताओं के आधार पर)।

चित्रा बी

फ़ोकस टाइम इवेंट का स्क्रीनशॉट, डिफ़ॉल्ट के साथ मीटिंग्स को स्वचालित रूप से अस्वीकार करने के लिए सेट किया गया "अस्वीकृत क्योंकि मैं फ़ोकस समय में हूँ" संदेश।

एक नया फ़ोकस टाइम Google कैलेंडर ईवेंट बनाने के लिए, वेब पर Google कैलेंडर पर जाएँ और + बनाएँ बटन (ऊपरी बाईं ओर) चुनें, फिर फ़ोकस समय चुनें। विवरण में, व्यक्तिगत कार्य के लिए समय आरक्षित करने के लिए “स्वचालित रूप से मीटिंग अस्वीकार करें” के बगल में स्थित बॉक्स का चयन करें। वांछित या आवश्यक के रूप में विवरण जोड़ें, फिर सहेजें।

अपने कैलेंडर पर प्रत्येक ईवेंट को सटीक रूप से कैप्चर करें

सुनिश्चित करें कि सभी मीटिंग्स इसे आपके कैलेंडर में शामिल करती हैं और प्रत्येक मीटिंग की अवधि और सहभागी सूची सटीक है। जहां संभव हो, वास्तविक उपस्थिति के आधार पर उपस्थित लोगों को जोड़ने/निकालने के लिए प्रत्येक कैलेंडर ईवेंट को संशोधित करें। साथ ही, सही मीटिंग समय को दर्शाने के लिए कैलेंडर ईवेंट समायोजित करें। उदाहरण के लिए, यदि मीटिंग एक घंटे के लिए शेड्यूल की गई है, तो इसके बजाय 90 मिनट तक चली, वास्तविक अवधि को दर्शाने के लिए ईवेंट को बदलें। मेरा सुझाव है कि आप यह समायोजन प्रत्येक बैठक के तुरंत बाद, या, नवीनतम में, प्रत्येक दिन के अंत तक करें। मेरे अनुभव में, किसी घटना के अंत और अवधि और उपस्थिति जानकारी के आपके समायोजन के बीच जितना अधिक समय बीतता है, आपके समायोजन के सटीक होने की संभावना उतनी ही कम होती है।

समय-समय पर समीक्षा समय अंतर्दृष्टि

Time Insights चयनित कैलेंडर और समय अवधि के लिए कैलेंडर ईवेंट का सारांश प्रदान करता है (चित्रा सी) विवरण में शामिल है कि आपने फ़ोकस समय में कितना समय बिताया, 1:1 मीटिंग, बड़ी मीटिंग (तीन या अधिक अतिथि), और फिर शेष समय की गणना आपके काम के घंटों के आधार पर की जाती है। इसके अतिरिक्त, Time Insights संभावित फ़ोकस समय के लिए एक दिन का सुझाव देता है (उदाहरण के लिए, “सबसे कम मीटिंग वाले दिनों में साप्ताहिक फ़ोकस समय शेड्यूल करने का प्रयास करें: शुक्रवार”)। Time Insights उन लोगों की भी पहचान करता है जिनसे आप इस अवधि के दौरान सबसे अधिक बार मिले थे।

चित्रा सी

कैलेंडर का स्क्रीनशॉट महीने के दृश्य (अक्टूबर 2021) पर सेट किया गया ताकि दाईं ओर प्रदर्शित टाइम इनसाइट्स उस महीने के दौरान मेरे कैलेंडर ईवेंट को दर्शाए।

टाइम इनसाइट्स तक पहुंचने के लिए, Google कैलेंडर पर जाएं और टाइम इनसाइट साइड पैनल को प्रदर्शित करने के लिए टाइम इनसाइट आइकन (स्क्रीन के बाईं ओर) का चयन करें।

यदि आपके पास किसी सहकर्मी के कैलेंडर तक पूर्ण पहुंच है, तो आप उनके कैलेंडर के लिए भी समय संबंधी जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। Time Insights का डेटा संभावित चुनौतियों की पहचान करने में मदद कर सकता है, जैसे ओवरलोड या फ़ोकस समय की कमी को पूरा करना। हालांकि, याद रखें कि Time Insights तभी अच्छी तरह से काम करेगी जब उपरोक्त तीनों अभ्यास-कार्य के घंटे, फ़ोकस समय और सटीक कैलेंडर ईवेंट डेटा-कार्यान्वित किए जाएंगे।

पहली बार Time Insights का उपयोग करते समय, मेरा सुझाव है कि आप इसे अपनी साप्ताहिक समय समीक्षा दिनचर्या का हिस्सा बना लें। आपके शेड्यूल के यथोचित रूप से काम करने के बाद, अपनी समीक्षा की आवृत्ति को महीने में एक बार या तिमाही में एक बार भी कम करें।

आप Google कैलेंडर का उपयोग कैसे करते हैं?

क्या आप Google कैलेंडर में कार्य के घंटे, फ़ोकस समय और समय की जानकारी का उपयोग करते हैं? घटनाओं की वास्तविक उपस्थिति और अवधि को दर्शाने के लिए आप घटनाओं के बाद अपने कैलेंडर को कितनी लगातार समायोजित करते हैं? आप किन अन्य मानक कैलेंडर अभ्यासों की अनुशंसा करते हैं? मुझे अपने समय प्रबंधन प्रथाओं और सिफारिशों के बारे में बताएं, या तो नीचे दी गई टिप्पणियों में या ट्विटर पर (@avolber)

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