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Google डॉक्स, शीट और स्लाइड के साथ अनुमोदन का अनुरोध और ट्रैक कैसे करें


जब आप किसी अनुमोदन का औपचारिक रिकॉर्ड चाहते हैं, तो पूछना बंद कर दें “क्या यह दस्तावेज़ ठीक है?” और एक अनुमोदन अनुरोध भेजना शुरू करें

चित्रण: एंडी वोल्बर / TechRepublic

एक संगठन में, लोगों को अक्सर पाठ (जैसे, एक योजना या प्रस्ताव, एक प्रेस विज्ञप्ति या एक अनुबंध), एक स्प्रेडशीट (जैसे, एक बजट या एक सूची) या एक प्रस्तुति के लिए औपचारिक अनुमोदन की आवश्यकता होती है। अक्सर, एक संगठन में विभिन्न क्षेत्रों के कई लोगों-विपणन, वित्त, कानूनी- को एक दस्तावेज़ पर अपना औपचारिक ओके देना पड़ता है। इन स्वीकृतियों को प्राप्त करने के लिए ईमेल और संपादनों के अथक दौर लग सकते हैं।

देख: फ़ीचर तुलना: समय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर और सिस्टम (टेक रिपब्लिक प्रीमियम)

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स्वीकृति, नवंबर 2021 में लॉन्च किया गया, किसी फ़ाइल पर औपचारिक संपादन और अंतिम स्वीकृति प्राप्त करने के लिए आवश्यक चरणों के क्रम को सुव्यवस्थित करता है। प्रक्रिया शुरू करने के लिए, आप स्वीकृतकर्ताओं के खाते जोड़ते हैं, फिर उन्हें एक सूचना प्राप्त होगी। प्रत्येक अनुमोदनकर्ता फ़ाइल की समीक्षा कर सकता है, फिर उसे स्वीकार या अस्वीकार करना चुन सकता है। यदि आप संपादन की अनुमति देते हैं, तो प्रत्येक परिवर्तन के बाद समीक्षा और अनुमोदन अनुरोधों का एक नया दौर शुरू होता है। एक बार जब प्रत्येक अनुमोदनकर्ता इसे स्वीकृत करना चुन लेता है, तो सिस्टम परिवर्तनों को रोकने के लिए दस्तावेज़ को लॉक कर देता है, और साइड पैनल आपके दस्तावेज़ की “स्वीकृति पूर्ण” स्थिति तक पहुंचने की तिथि प्रदर्शित करता है।

स्वीकृतियों का उपयोग करने के लिए आपको एक Google कार्यस्थान खाते की आवश्यकता होगी, व्यक्तिगत Google खाते की नहीं। स्वीकृतियां उन लोगों के लिए उपलब्ध हैं, जो Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline और G Suite Basic को छोड़कर, Google Workspace के सभी संस्करणों का उपयोग करते हैं। इसके अतिरिक्त, एक Google कार्यस्थान व्यवस्थापक यह नियंत्रित कर सकता है कि किसी संगठन के भीतर लोगों के लिए स्वीकृति उपलब्ध है या नहीं।

वेब पर Google दस्तावेज़, पत्रक और स्लाइड स्वीकृति प्रक्रिया कैसे कार्य करती है

नीचे दिए गए चरणों में बताया गया है कि कंप्यूटर पर ब्राउज़र से Google डॉक्स, शीट्स और स्लाइड्स में स्वीकृतियों का उपयोग कैसे करें। शुरू करने से पहले वह फ़ाइल खोलें जिसके लिए आप अनुमोदन चाहते हैं।

1. फ़ाइल का चयन करें | वेब से स्वीकृतियां साइड पैनल प्रदर्शित करने की स्वीकृति (चित्र A, बाएं)। फिर, एक अनुरोध करें बटन चुनें (चित्रा ए, अधिकार)।

चित्रा ए

स्क्रीनशॉट: (बाएं) Google डॉक खुले हुए फ़ाइल मेनू के साथ प्रदर्शित होता है और स्वीकृतियां (साझा के नीचे) परिक्रमा करती हैं;  (दाएं) अनुमोदन साइड पैनल जिसमें अनुरोध अनुमोदन प्रदर्शित होता है और एक तीर अनुरोध करें बटन की ओर इशारा करता है।

दस्तावेज़, पत्रक और स्लाइड में, वेब पर फ़ाइल मेनू से स्वीकृतियां एक्सेस करें (बाएं)। यह प्रक्रिया शुरू करने के लिए स्वीकृति साइड पैनल (दाएं) खोलता है।

2. अनुमोदक खाते और, वैकल्पिक रूप से, एक संदेश और नियत तारीख जोड़ें, जैसा कि में दिखाया गया है चित्रा बी. भेजने से पहले आप संपादन की अनुमति देना या फ़ाइल को लॉक करना चुन सकते हैं। (नोट: यदि आप फ़ाइल को लॉक करना चुनते हैं, तो संभवतः आपको दस्तावेज़ को फिर से लोड करने के लिए प्रेरित किया जाएगा, क्योंकि लॉक करने से संपादन-संबंधित मेनू विकल्प हटा दिए जाते हैं।)

प्रत्येक संपादन अनुमोदन प्रक्रिया को पुनरारंभ करता है और प्रत्येक अनुमोदनकर्ता को सूचित करता है। यदि आप कई संभावित परिवर्तनों की आशा करते हैं, तो एक अच्छा तरीका यह होगा कि आप सक्रिय संपादन चरण के दौरान अपने सहयोगियों के साथ मानक शेयर विकल्प का उपयोग करें, फिर जब कुछ या कोई संपादन अपेक्षित न हो तो स्वीकृति प्राप्त करें।

ध्यान दें कि प्रत्येक अनुमोदनकर्ता का खाता एक Google खाता होना चाहिए। Google Workspace का उपयोग करने वाले किसी संगठन में यह कोई समस्या नहीं है। हालांकि, यदि आप अपने संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति से अनुमोदन चाहते हैं, तो उन्हें आपके अनुरोध को स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए एक Google खाते की आवश्यकता होगी।

चित्रा बी

प्रदर्शित अनुरोध अनुमोदन बॉक्स के साथ एक Google दस्तावेज़ का स्क्रीनशॉट, Google खातों के लिए अनुभागों के साथ, एक संदेश, एक नियत दिनांक जोड़ें बटन, इस फ़ाइल को संपादित करने की अनुमति के बगल में एक चेकबॉक्स और अनुमोदन अनुरोध भेजने से पहले लॉक फ़ाइल के बगल में एक चेकबॉक्स।  (एक सबमैसेज के साथ:

उन लोगों के Google खाते जोड़ें जिन्हें आप अपनी फ़ाइल को एक संक्षिप्त संदेश के साथ स्वीकृत करना चाहते हैं। आप वैकल्पिक रूप से एक नियत तारीख निर्दिष्ट कर सकते हैं, अनुमोदनकर्ताओं को फ़ाइल को संपादित करने या फ़ाइल को लॉक करने की अनुमति दे सकते हैं।

3. यदि संकेत दिया जाए, तो फ़ाइल एक्सेस अनुमतियों को समायोजित करें, जैसा कि में दिखाया गया है चित्रा सी. सिस्टम अनुमति सेटिंग्स का सुझाव देगा जो सभी अनुमोदनकर्ताओं के लिए फ़ाइल तक पहुंच की अनुमति देगा, इसलिए अधिकांश मामलों में आप प्रदान की गई अनुशंसाओं को स्वीकार करना चाहेंगे।

चित्रा सी

a . का स्क्रीनशॉट

संकेत के अनुसार फ़ाइल पहुंच स्तरों को समायोजित करें।

4. प्रत्येक व्यक्ति ने कैसे कॉन्फ़िगर किया है, इसके आधार पर सिस्टम आपके अनुरोध के प्रत्येक अनुमोदनकर्ता को सूचित करेगा Google डिस्क सूचनाएं. इसका अर्थ है कि लोगों को ईमेल में एक सूचना प्राप्त हो सकती है (चित्रा डी), क्रोम वेब ब्राउज़र से या किसी मोबाइल ऐप से।

चित्रा डी

नए अनुमोदन अनुरोध ईमेल का स्क्रीनशॉट, अनुरोधकर्ता के संदेश के साथ, संबंधित फ़ाइल का लिंक और वेब पर Gmail में दिखाया गया एक खुला बटन।

प्रत्येक अनुमोदनकर्ता को आपके अनुरोध के बारे में सूचित किया जाएगा। उदाहरण के लिए, जो लोग ईमेल के माध्यम से डिस्क सूचनाएं प्राप्त करना चुनते हैं, उन्हें एक नया अनुमोदन अनुरोध भेजा जाएगा, जैसा कि दिखाया गया है।

5. जब कोई अनुमोदक वेब पर कोई दस्तावेज़ खोलता है, तो स्वीकार करें, अस्वीकार करें और विवरण देखें विकल्पों के साथ एक बार शीर्ष पर प्रदर्शित होता है (चित्रा ई, बाएं)। व्यक्ति इस बार से सीधे स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए चुन सकता है। यदि कोई अनुमोदक लंबित अनुमोदन विकल्पों में से विवरण देखें का चयन करता है (जैसा कि में दिखाया गया है) चित्रा ई), सिस्टम प्रारंभिक अनुरोधकर्ता के संदेश के साथ अन्य अनुमोदनकर्ताओं (जैसे, स्वीकृत या लंबित) की स्थिति प्रदर्शित करेगा।

चित्रा ई

दो स्क्रीनशॉट: (बाएं) स्वीकृत करें, अस्वीकार करें, Google दस्तावेज़ के ऊपर बार में विवरण विकल्प देखें, विवरण देखें के साथ, एक रेखा खींची गई है जो (दाएं) स्वीकृति साइड पैनल पर जा रही है, स्वीकृति के साथ, अस्वीकार विकल्प, परिवर्तन विवरण देखें, सूची एक टिप्पणी बॉक्स के साथ स्वीकृतकर्ताओं की संख्या, और स्वीकृति गतिविधि की स्थिति।

वेब पर, जब कोई अनुमोदक किसी अनुमोदन अनुरोध से फ़ाइल खोलना चुनता है, तो यह एक लंबित अनुमोदन बार के साथ प्रदर्शित होगा जो तीन विकल्प प्रदान करता है: स्वीकृत करें, अस्वीकार करें या विवरण देखें।

6. अनुरोध को स्वीकार करें और, वैकल्पिक रूप से, एक टिप्पणी जोड़ें, जैसा कि में दिखाया गया है चित्रा एफ. (यदि कोई अनुमोदक अनुरोध को अस्वीकार करता है, तो आपको उनकी चिंताओं को दूर करना होगा और फिर अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरना होगा।)

चित्रा एफ

स्वीकृति अनुरोध के साथ स्क्रीनशॉट?  टिप्पणियों के लिए जगह के साथ खुला बॉक्स, और प्रदर्शित रद्द या स्वीकृत विकल्प।

जब कोई अनुमोदक स्वीकृति बटन का चयन करता है, तो एक संकेत प्रकट होता है जो उन्हें वैकल्पिक रूप से पाठ जोड़ने और फिर पुष्टि करने देता है।

7. जब सभी अनुरोध स्वीकृत हो जाते हैं, तो दस्तावेज़ लॉक हो जाएगा और स्वीकृति साइड पैनल स्वीकृति पूर्ण इंगित करेगा (चित्रा जी) यदि कोई संपादक दस्तावेज़ को अनलॉक करता है और परिवर्तन करता है, तो आपको इस स्वीकृत स्थिति को पुनः प्राप्त करने के लिए परिवर्तनों के बाद अनुमोदन प्रक्रिया को दोहराना होगा।

चित्रा जी

स्वीकृतियों के साथ Google Doc का स्क्रीनशॉट साइड पैनल खुला।  स्वीकृति बड़े पत्र में पूर्ण, के साथ

मंज़ूरी वाला साइड पैनल बताता है कि फ़ाइल को किसने मंज़ूरी दी है. इस मामले में, सभी अनुरोधित अनुमोदनकर्ताओं ने स्वीकृति दे दी है, इसलिए शीर्षलेख स्वीकृति पूर्ण प्रदर्शित करता है।

स्वीकृति प्रशासनिक नियंत्रण

अधिकांश मामलों में, व्यवस्थापक Admin console में स्वीकृतियों के लिए सेटिंग को डिफ़ॉल्ट पर छोड़ना चाहेगा (चित्रा एच) सेटिंग बदलने का एकमात्र कारण यह होगा कि यदि आप स्वीकृतियों तक पहुंच को रोकना चाहते हैं या यह प्रबंधित करना चाहते हैं कि कौन अनुमोदन का अनुरोध कर सकता है। कार्यस्थान व्यवस्थापक यहां पर स्वीकृति अनुरोध सेटिंग की समीक्षा कर सकता है व्यवस्थापक कंसोल | ऐप्स | गूगल कार्यक्षेत्र | डिस्क और दस्तावेज़ के लिए सेटिंग | स्वीकृतियां। पूरे संगठन के लिए या किसी संगठनात्मक इकाई के लिए सेटिंग्स को संशोधित किया जा सकता है।

चित्रा एच

स्वीकृति अनुरोध सेटिंग का स्क्रीनशॉट।  दो विकल्प: अपने संगठन (चालू/बंद) के स्वामित्व वाली फाइलों पर अनुमोदन अनुरोधों की अनुमति दें और अपने संगठन के उपयोगकर्ताओं को फाइलों (चालू/बंद) पर अनुमोदन का अनुरोध करने दें।  दोनों विकल्प डिफ़ॉल्ट चालू स्थिति के रूप में दिखाई देते हैं।

एक Google कार्यस्थान व्यवस्थापक आपके संगठन के लिए स्वीकृति अनुरोध सेटिंग प्रबंधित कर सकता है.

स्वीकृतियों के साथ आपका अनुभव क्या है?

स्वीकृति सुविधा एक फ़ाइल की समीक्षा करने और उसे स्वीकार करने के लिए कई लोगों को प्राप्त करने से जुड़ी रसद संबंधी परेशानियों को कम करती है। महत्वपूर्ण रूप से, यह यह भी दस्तावेज करता है कि किसी विशेष फ़ाइल के लिए एक विशिष्ट व्यक्ति द्वारा एक विशिष्ट तिथि पर अनुमोदन दिया गया था। वह दस्तावेज़ीकरण मददगार हो सकता है, क्या लोगों को कभी यह सवाल करना चाहिए कि क्या उपयुक्त लोगों ने किसी विशेष दस्तावेज़, स्प्रेडशीट, प्रस्तुति या फ़ाइल पर हस्ताक्षर किए हैं।

क्या स्वीकृति विकल्प आपके संगठन में सहकर्मियों के साथ आपके काम करने के तरीके को बदल देता है? क्या यह उन कार्यप्रवाहों को सरल करेगा जिन्हें आप अन्यथा ईमेल या संदेशों की एक श्रृंखला के साथ ट्रैक करने का प्रयास करेंगे? क्या अनुमोदन की नियत तिथि निर्धारित करने की क्षमता और संबंधित सूचनाएं होने से आपके लिए अनुमोदन कार्यप्रवाह का प्रबंधन करना आसान हो जाता है? मुझे बताएं कि आपके संगठनों में स्वीकृति सुविधा क्या भूमिका निभाती है, या तो नीचे टिप्पणी के साथ या ट्विटर पर (@avolber)

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